Praca zdalna w dobie pandemii z aplikacją Teams

Pandemia COVID-19 zmieniła naszą rzeczywistość, praca zdalna stała się czymś normalnym, oczywistym, szczególnie w pracy biurowej. Dlatego ważnym aspektem jest wzajemna komunikacja z zespołem, pracodawcą czy kontrahentami.

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do zdalnej komunikacji, wideokonferencji czy wideo prezentacji. W tym artykule skupimy się na najpopularniejszym programie Microsoft Teams.

Aplikacja ma bardzo rozbudowane możliwości. Poniżej opis najistotniejszych:

1. Łatwiejsza komunikacja 

Microsoft Teams posiada funkcjonalności ułatwiające komunikację. Można rozmawiać na czacie lub zadzwonić do współpracowników, utworzyć grupę czy zorganizować telekonferencję. Jeśli podczas telekonferencji nie chcemy prezentować swojej prywatnej przestrzeni, pomocna będzie funkcja rozmycia tła. Można też wykorzystać opcję „nie przeszkadzać” i w ten sposób zasygnalizować współpracownikom, by skontaktowali się z nami w późniejszym terminie.

2. Udostępnianie plików 

Dawniej do pracy potrzebowaliśmy drukarki, telefonu stacjonarnego, a na biurku piętrzyła się sterta dokumentów. Dziś dzięki narzędziom takim jak Microsoft Teams coraz częściej możemy się bez nich obejść. Wszystkie pliki można udostępniać wybranym osobom i wspólnie nad nimi pracować na udostępnionym ekranie.

3. Korzystanie z wersji mobilnej

Aplikacje możemy zainstalować na dowolnym systemie operacyjnym (Windows, MacOS, Linux), a także na dowolnym urządzeniu mobilnym takim jak tablet, telefon (Android i iOS). Dzięki temu możemy prowadzić wideokonferencję wszędzie tam gdzie mamy dostęp do Internetu, nawet jeśli nie zdążymy być na czas w biurze.

4. Dostęp za pomocą przeglądarki 

Jeśli kontrahenci lub współpracownicy jeszcze nie korzystali z narzędzia Microsoft Teams, i nie chcą lub nie mogą zainstalować dedykowanej aplikacji, bez problemu mogą skorzystać z dostępnej wersji na przeglądarce internetowej. Tacy użytkownicy nie muszą nawet zakładać konta, wystarczy podać imię i już wchodzą jako gość.

5. Integracja z kalendarzem

Komunikator jest w pełni zintegrowany z Outlookiem, a co za tym idzie, także z kalendarzem. Można więc bez problemu planować zadania i spotkania, a następnie wysłać zaproszenie współpracownikom lub kontrahentom. Dzięki temu łatwiej jest zaplanować spotkania i wspólną pracę. 

6. Nagrywanie spotkań 

Przydatną funkcją jest możliwość nagrywania spotkań i rozmów. Nawet jeśli z jakiegoś powodu nie możemy uczestniczyć w spotkaniu lub szkoleniu online, organizator może takie spotkanie nagrać i później je nam udostępnić. W dobie pandemii gdzie szkolenia muszą się odbywać zdalnie za pomocą aplikacji MS Teams można to zrobić równie efektywnie, a dodatkową zaletą jest to, że wykładowca może takie spotkanie nagrać i udostępniać swoim uczestnikom w dowolnym terminie.

7. Lepsza współpraca 

Dzięki Microsoft Teams kierownicy mogą zebrać cały zespół wirtualnie i przeprowadzić burzę mózgów, wykorzystując Microsoft Whiteboard. To cyfrowa tablica, na której każdy może zamieszczać pomysły w dowolnej formie. Umożliwia zespołom współpracę w czasie rzeczywistym, bez względu na to, skąd pracują. Każdy może udostępnić swoje pomysły na niekończącej się dotykowej kanwie, którą można obsługiwać za pomocą pióra, gestów czy klawiatury. 

7. Nie tylko w pracy 

MS Teams to także idealne narzędzie do nauki zdalnej. Umożliwia dzieciom kontakt z nauczycielem czy przyjaciółmi. Nauczyciele mogą skorzystać z funkcji nagrywania i udostępniania webinariów, a uczniowie będą mogli obejrzeć je w dowolnym momencie, a następnie uzupełnić ankietę z pytaniami za pomocą Microsoft Forms.

Większość powyższych funkcjonalności jest dostępnych w wersji darmowej, jeśli jednak myślimy poważnie o organizowaniu spotkań i szkoleń nie unikniemy zakupu wersji komercyjnej.

Aktualny cennik i opis znajdują się na stronie: 

https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-teams/compare-microsoft-teams-options

DK